Lean Management und Personalwesen – Was wir von der modernen Fabrik lernen können

Mehr und mehr habe ich das Gefühl wir bauen uns Mauern aus Administration und Verwaltungsaufgaben. Jeden Monat entstehen neue Reporting Aktivitäten, entweder sind es neue KPIs im Betrieb welche mit Daten gefüllt werden müssen oder ein Bundesland kommt mal wieder auf die Idee eine neue statistische Erhebung zu beginnen. (siehe z.B. Vierteljährige Verdienststrukturerhebung Hessen). Als Personaler wird es immer schwerer über die Mauer der Administration zu schauen, um einen Blick auf das echte Business und die Mitarbeiter zu bekommen und dem Titel Business Partner gerecht zu werden.

Teamwork of businesspeople

LÖSUNGSANSÄTZE

Seit geraumer Zeit bin ich schon auf der Suche nach Lösungsansätzen, um dem Thema Administration vs. Individualität zu begegnen. Bisher jedoch war es schwierig eine pragmatische aber funktionierenden Alternative zu finden. Nun jedoch möchte ich Euch eine Möglichkeit aufzeigen das Problem anzugehen, und bin gespannt, was Ihr zu dem Lösungsansatz sagt.

Eine heutige moderne Fabrik arbeitet hoch effizient und Mitarbeiter werden von der Basis an gedrillt, ihre Arbeitskraft effizient und effektiv einzusetzen. Vor allem in Bereichen wo mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten oder wo komplexe Aufgabenbereiche aufeinandertreffen, helfen Lean Management Praktiken, um den Arbeitsalltag effektiv und strukturiert zu organisieren. Eine dieser Praktiken ist die „5s Arbeitsgestaltung“, welche besonders in administrativ aufwändigen Bereichen zum Einsatz kommt.

5S

5S beschreibt (ohne tiefer auf die Theorie einzugehen) eine Methode, um Arbeitsplätze nachhaltig sicherer, übersichtlicher und sauberer zu gestalten. Im Büroalltag hilft die zu erhaltene Ordnung administrative Prozesse zu strukturieren, um schnell und störungsfrei Verwaltungstätigkeiten durchführen zu können. 5S steht im deutschen für Sortieren aus, Systematische Ordnung schaffen, Säubere, Standards entwickeln, und Selbstdisziplin. In der modernen Fabrik schafft 5S vor allem durch Mitarbeiterpartizipation einen pragmatische Umgang Lochwand mit Werkzeugmit komplexen Prozessen. Ich bin besonders von dem Prinzip begeistert, Tools an bestimmten Plätzen zu bewahren, um Suchzeiten zu vermindern. So wird beispielweise ein Tool dort platziert, wo es je nach Notwendigkeit gut zu erreichen ist. Darüber hinaus wird genau festgehalten, wo und wie es abzulegen und sauber zu halten ist. So kann sich jeder Mitarbeiter darauf verlassen, dass das Gerät an diesem Standort zu finden ist und es auch funktionsfähig ist. Somit reduziert die Methode beispielsweise die Zeit welche aufgewendet werden muss, um Werkzeuge zu suchen. Das hilft dem Kollegen in der Produktion sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

In der Personalarbeit können diese Lösungsansätze ähnlich effektiv angewendet werden. Ablageprinzipien, als auch Arbeitsprozesse können visualisiert und mit Hilfe von Ideen der Mitarbeiter weiter verschlankt werden. Zum Beispiel kann die Einstellung eines neuen Mitarbeiters mit Hilfe von Checklisten oder von vorher zusammengestellten Onboarding Paketen effektiv gestaltet werden. Schließlich wäre ein neuer Mitarbeiter enttäuscht, wenn er/sie am ersten Tag feststellt, der Laptop wurde nicht bestellt oder er/sie hat keine Info erhalten, dass es zum Beispiel Mitarbeiter werben Mitarbeiter Programme gibt. Allerdings will ich auch auf die Beschränkungen von 5S eingehen. Personalarbeit heißt immer auch Arbeit mit Menschen und Menschen mit ihren individuellen Bedürfnissen  können nicht standardisiert werden. Dies spiegelt sich oft in Formularen wider.

MEINE ERFAHRUNG

Formulare und die dazu gehörigen Prozesse müssen verschiedene Eventualitäten einbeziehen. Wenn jedoch der Fall eintritt, etwas wurde nicht berücksichtigt, dann erschwert ein standardisierte Prozess die Arbeit. Generell muss also auf eine Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität geachtet werden!

Eine Erfahrung die ich machte, war zum Beispiel die Nutzung eines vereinheitlichten Formulars für Neueintritte. Mit diesem Formular konnten schnell alle internen personal Daten erfasst und im Überblick dargestellt werden. Nun allerdings passierte der sonst seltene Fall, dass ein Mitarbeiter kurz vor Eintritt die Stelle absagte. Für einen solchen Fall ließ das standardisierte Formular keinen Spielraum. Einerseits kostete die Abstimmung mit mehreren Stellen wesentliche Zeit, allerdings kommt dieser Fall aber auch nicht häufig vor. Jetzt könnte man diesen Fall in das Formular integrieren, was allerdings auf lange Sicht zu einer Aufblähung des Formulars führen würde, da auch andere Sonderfälle mit berücksichtigt werden müssten. Hier die Idee der Lösung: Nutzen von internen Wissensdatenbanken, also zum Beispiel eine interne Wiki Community. Wenn jemand ein solches Problem mit dessen Lösungsansatz in dieser Wissensdatenbank festhält, kann jeder der auf ein ähnliches Problem stößt auf den bereits getesteten Lösungsweg zurück greifen.Communication concept

Aus diesem Grund sollte Lean Management in Verbindung mit heutigen Wissensgemeinschaften und dem ständigen Erfahrungsaustausch im Büroalltag eine wesentliche Rolle spielen. Sie kann der Personalarbeit weiterhelfen, die Qualität der Prozesse zu steigern aber trotzdem den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Natürlich bedeutet das Zeit und Mühen in die Durchführung von Lean Methoden und den Aufbau dieser Wissensdatenbanken zu investieren, allerdings hilft es später den Blick über die Mauer der Administration nicht zu verlieren.

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